Ein Haushaltsbuch zeigt, wofür Sie jeden Monat Geld ausgeben. Es enthält Ihre Einnahmen, Fixkosten, variablen Ausgaben und Rücklagen. So sehen Sie früh, wie viel Geld frei ist und welcher Betrag schon für kommende Rechnungen gebraucht wird.
Planen Sie zuerst sichere Einnahmen und notwendige Ausgaben, legen Sie danach Geld für absehbare Sonderkosten zurück und verteilen Sie den Rest auf variable Ausgaben. Das hilft besonders bei schwankenden Preisen, Einkommen oder Zahlungsterminen. Ein Haushaltsbuch macht Ihre Finanzen übersichtlich, spart aber nicht automatisch Geld. Bei einem dauerhaften Fehlbetrag brauchen Sie professionelle Unterstützung.
Beginnen Sie mit einer Monatsübersicht
Tragen Sie zu Monatsbeginn alle regelmäßigen Einnahmen ein, mit denen Sie sicher rechnen. Dazu können Lohn, Gehalt, Rente, Sozialleistungen und regelmäßige Unterhaltszahlungen gehören. Planen Sie unregelmäßige Zahlungen wie Boni, Erstattungen oder Geldgeschenke nicht fest ein, wenn sie unsicher sind oder nur selten kommen.
Bei schwankendem Einkommen sollten Sie vorsichtig planen. Notieren Sie zuerst die Beträge, die tatsächlich eingegangen sind. Prüfen Sie dann, welche Zahlungen im nächsten Monat sicher kommen. Rechnen Sie nicht mit dem besten Monat, wenn Ihr Einkommen stark schwankt.
Anschließend sammeln Sie die festen Verpflichtungen. Dazu gehören häufig:
- Miete und Nebenkosten
- Energieabschläge
- Telefon, Internet und Rundfunkbeitrag
- Versicherungen
- Kinderbetreuung und regelmäßige Schulgebühren
- Mitgliedschaften und Abonnements
- feste Mobilitätskosten
- Raten- und Unterhaltszahlungen
„Fixkosten“ ist eine praktische Bezeichnung, aber keine feste finanzielle Kategorie. Einen Versicherungsbeitrag können Sie vielleicht kündigen. Bis zum nächsten Kündigungstermin bleibt er aber eine feste Verpflichtung. Ein Energieabschlag wird regelmäßig gezahlt. Der tatsächliche Verbrauch und eine spätere Nachzahlung können trotzdem schwanken. Beim Auto zählen Versicherung und Steuer zu den festen Kosten. Kraftstoff, Parkgebühren und Reparaturen sind dagegen variable oder unregelmäßige Kosten.
Teilen Sie Jahresbeiträge für die Planung durch zwölf. Tragen Sie die tatsächliche Abbuchung trotzdem in Ihren Kalender ein. Wird eine Versicherung einmal im Jahr bezahlt, muss das Konto am Fälligkeitstermin ausreichend gedeckt sein. Durch die monatliche Aufteilung kommt die Rechnung in diesem Monat nicht überraschend.
Planen Sie Rücklagen vor dem variablen Budget
Planbare unregelmäßige Ausgaben sollten Sie nach den festen Verpflichtungen und vor den frei steuerbaren Ausgaben einplanen. Gemeint ist Geld für Kosten, die nicht jeden Monat anfallen, aber vorhersehbar sind. Beispiele sind Kfz-Steuer, Wartungen, Versicherungsbeiträge, Schulbedarf, saisonale Kleidung, Geschenke, Feiern, medizinische Zuzahlungen oder ein geplanter Umzug.
Schätzen Sie für jede Ausgabe den Betrag für ein ganzes Jahr und teilen Sie ihn durch zwölf. Wenn genaue Beträge fehlen, nutzen Sie vorhandene Rechnungen, Vertragsunterlagen oder die Ausgaben der vergangenen Monate. Ist der Betrag unsicher, kennzeichnen Sie ihn als Schätzung und prüfen Sie ihn später.
Diese Rücklagen können Sie nicht frei ausgeben. Geld für eine absehbare Steuer oder Reparatur ist bereits eingeplant. Ein hoher Kontostand kann deshalb täuschen, wenn mehrere jährliche Zahlungen bevorstehen. Führen Sie am besten eine zusätzliche Liste mit dem Zweck der Rücklage und dem voraussichtlichen Fälligkeitstermin.
Ein Notfallpolster ist etwas anderes als diese Rücklagen. Eine passende Höhe gibt es für alle nicht. Einkommen, Wohnkosten, Unterhaltspflichten, Gesundheitsausgaben und Zahlungsverpflichtungen sind zu unterschiedlich. Wenn nach den festen Kosten kein Geld für Rücklagen bleibt, setzen Sie sich keine unrealistischen Ziele. Notieren Sie den tatsächlich verfügbaren Betrag und prüfen Sie Ihre gesamte finanzielle Situation.
Erst danach berechnen Sie das variable Monatsbudget:
Sichere Einnahmen minus feste Verpflichtungen minus planbare Rücklagen = Betrag für variable Ausgaben
Verteilen Sie diesen Betrag auf wenige klare Kategorien, etwa Lebensmittel und Haushalt, Mobilität, Freizeit, Kleidung, Gesundheit, Kinder und persönliche Ausgaben. Zu viele Kategorien machen die Übersicht aufwendig. Bei zu wenigen Kategorien sehen Sie dagegen nicht, wofür besonders viel Geld ausgegeben wird. Passen Sie die Einteilung nach den ersten zwei oder drei Monaten an Ihre Lebenssituation an.
Für eine grobe Orientierung pro Woche können Sie das verfügbare Monatsbudget durch vier teilen. Der Wert ist nur ein Näherungswert, weil Monate unterschiedlich viele Tage haben und Zahlungen nicht gleichmäßig anfallen. Nutzen Sie ihn deshalb als Orientierung und nicht als feste Tagesgrenze.
Erfassen Sie jede Zahlung zeitnah
Tragen Sie Ausgaben möglichst am selben Tag oder an festen Prüftagen ein. Erfassen Sie Bargeld, Kartenzahlungen, Lastschriften und Onlinekäufe in derselben Übersicht. Nehmen Sie auch kleine Beträge auf. Sonst summieren sie sich leicht oder fehlen später in Ihrer Auswertung.
Bei einer Kartenzahlung zählen Kaufdatum und Betrag für Ihr Budget, auch wenn das Girokonto erst später belastet wird. Bei Kreditkarten können Kauf und Kontobelastung weit auseinanderliegen. Wenn Sie nur den Kontoauszug ansehen, überschätzen Sie möglicherweise den noch verfügbaren Betrag. Eine einfache Tabelle mit den Spalten „Datum“, „Betrag“, „Kategorie“ und „Zahlungsart“ reicht meist aus. Bei späteren Abbuchungen kann zusätzlich eine Spalte für das Abbuchungsdatum helfen.
Kontoauszüge sind eine wichtige Kontrolle, ersetzen aber kein vollständiges Haushaltsbuch. Bargeldkäufe, noch nicht abgerechnete Kartenumsätze und Ausgaben anderer Haushaltsmitglieder sehen Sie dort nicht immer. Prüfen Sie deshalb am Monatsende sowohl die Kontobewegungen als auch Ihre eigene Liste.
In einem gemeinsamen Haushalt sollten Sie festlegen, welche Ausgaben gemeinsam getragen werden. Getrennte Spalten für „gemeinsam“, „persönlich“ und „Erstattung offen“ verhindern Missverständnisse. Das ist besonders bei Paaren, Familien und Wohngemeinschaften hilfreich. Eine gemeinsame Übersicht bedeutet nicht automatisch, dass jede Ausgabe von allen Personen übernommen wird.
Papier eignet sich, wenn Sie ohne Kontoanbindung und technische Ablenkung arbeiten möchten. Sammeln Sie Belege geordnet und tragen Sie Bargeldkäufe regelmäßig ein. Eine Tabellenkalkulation erleichtert Summen, Monatsvergleiche und die Verteilung jährlicher Kosten. Prüfen Sie Formeln gelegentlich, denn ein falscher Zellbezug kann das Ergebnis verfälschen. Schützen Sie die Datei mit einem sicheren Passwort und teilen Sie sensible Daten nicht unverschlüsselt über gemeinsam genutzte Ordner.
Eine Smartphone-App kann das Eintragen unterwegs erleichtern. Automatische Kategorien sollten Sie jedoch kontrollieren. Ein Einkauf kann gleichzeitig Lebensmittel, Drogerieartikel und Haushaltswaren enthalten. Prüfen Sie außerdem Kosten, Werbung, Kontoanbindung, Export- und Löschmöglichkeiten sowie die verlangten Berechtigungen. Standort- oder Kontaktdaten sind für ein einfaches Haushaltsbuch meist nicht erforderlich.
Ziehen Sie am Monatsende Bilanz
Am Monatsende vergleichen Sie Ihre Planung mit den tatsächlichen Geldbewegungen. Prüfen Sie dabei drei Punkte:
- Welche Einnahmen sind tatsächlich eingegangen?
- Welche festen Kosten, Rücklagen und variablen Ausgaben sind angefallen?
- War ein Fehlbetrag einmalig oder wiederholt er sich?
Ein einzelner Fehlbetrag kann durch eine Nachzahlung, Reparatur, Krankheit oder schwankendes Einkommen entstehen. Nehmen Sie die Ursache in die nächste Planung auf, wenn sie wahrscheinlich wieder auftritt. Wiederholen sich die Fehlbeträge, reicht es nicht, die Ausgaben für Lebensmittel oder Freizeit immer weiter zu senken. Dann müssen Sie auch Wohnkosten, Einkommen, Ratenzahlungen, mögliche Leistungsansprüche und andere Verpflichtungen prüfen.
Wenn Sie mehrere Monate lang mehr ausgeben als einnehmen oder Rechnungen und Mahnungen nicht bezahlen können, wenden Sie sich frühzeitig an eine anerkannte kostenlose Schuldnerberatung. Geeignete Stellen finden Sie bei Kommunen, Wohlfahrtsverbänden und Verbraucherzentralen. Sie brauchen dafür kein vollständiges Haushaltsbuch. Kontoauszüge, Mahnungen, Mietunterlagen, Einkommensnachweise und eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Liste reichen zunächst aus.
Wenn Miet- oder Energiezahlungen gefährdet sind, Ihr Konto gepfändet wird oder Sie mehrere Forderungen nicht bezahlen können, sollten Sie nicht abwarten. Gehen Sie auch keine neuen Zahlungsverpflichtungen ein. Eine Schuldnerberatung kann Ihre finanzielle Lage gemeinsam mit Ihnen ordnen. Sie ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer-, Kredit- oder Schuldenregulierungsberatung durch zuständige Fachstellen. Sie ist aber ein geeigneter erster Anlaufpunkt.
Haushaltsbuch dauerhaft führen
Eine gute Monatsroutine hat eine feste Reihenfolge: Einnahmen erfassen, Verpflichtungen prüfen, Geld für planbare unregelmäßige Kosten zurücklegen, das variable Budget verteilen, Zahlungen zeitnah eintragen und am Monatsende vergleichen. Halten Sie die Kategorien so einfach, dass Sie die Übersicht auch in stressigen Monaten weiterführen können.
Ein Haushaltsbuch macht finanzielle Engpässe sichtbar, löst sie aber nicht automatisch. Ein einmaliger Ausreißer lässt sich in der nächsten Planung berücksichtigen. Bei einem dauerhaften Defizit kann kostenlose Schuldnerberatung ein sinnvoller nächster Schritt sein.