Sie können eine Heizkostenabrechnung zunächst selbst auf Plausibilität prüfen. Wichtig sind neben Nachzahlung oder Guthaben der Abrechnungszeitraum, die angerechneten Vorauszahlungen, die einzelnen Kostenarten und die Berechnung Ihres Anteils.
So erkennen Sie Rechenfehler und offene Fragen früh. Ob die Abrechnung stimmt, hängt aber auch vom Mietvertrag, der Heizungsart, der Immobilie, einem Nutzerwechsel, den Kostenarten und den Fristen ab. Bei hohen Forderungen, kurzen Zahlungsfristen oder Streit hilft eine qualifizierte Beratung durch den Mieterverein, die Verbraucherzentrale oder eine Rechtsanwältin beziehungsweise einen Rechtsanwalt.
Zeitraum und Fristen zuerst prüfen
Prüfen Sie zunächst die Grunddaten: Der Abrechnungszeitraum muss klar angegeben sein und in der Regel ein Jahr umfassen. Vergleichen Sie dabei Beginn und Ende mit der vorherigen Abrechnung. Die Abrechnung muss außerdem zu Ihrer tatsächlichen Mietzeit passen.
Notieren Sie insbesondere:
- Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums
- Datum Ihres Einzugs oder Auszugs
- die berücksichtigte Nutzungsdauer in der Abrechnung
- Zählerstände oder Zwischenablesungen bei einem Wohnungswechsel
- das Datum, an dem Ihnen die Abrechnung tatsächlich zugegangen ist
Bei einem Ein- oder Auszug während des Abrechnungsjahres sollten Sie das Übergabeprotokoll, eigene Fotos der Zählerstände und Ihre Notizen prüfen. Die Heizkostenverordnung sieht bei einem Nutzerwechsel grundsätzlich eine Zwischenablesung vor. Die verbrauchsabhängigen Kosten sollen danach auf Grundlage dieser Ablesung verteilt werden. Andere Kosten können zeitanteilig oder nach anerkannten technischen Regeln verteilt werden. Eine ungewöhnliche Aufteilung ist daher ein Grund für eine Nachfrage, beweist aber noch keinen Fehler.
Die zwölfmonatige Abrechnungsfrist berechnen
Nach § 556 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch muss die Abrechnung spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach dem Abrechnungszeitraum mitgeteilt werden. Diese Frist gilt für die Vermieterin oder den Vermieter. Danach ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, wenn die Vermieterseite die Verspätung zu vertreten hat. Ob das so ist, hängt vom Einzelfall ab.
Ein Beispiel: Läuft der Abrechnungszeitraum vom 1. Januar 2024 bis zum 31. Dezember 2024, muss die Abrechnung grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2025 bei Ihnen eingegangen sein. Entscheidend ist der Zugang bei Ihnen, nicht nur das Datum auf dem Schreiben. Bewahren Sie deshalb den Briefumschlag, die E-Mail oder einen anderen Zustellnachweis auf.
Davon unabhängig ist Ihre Einwendungsfrist. Sie müssen Einwendungen gegen die Abrechnung grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach ihrem Zugang mitteilen. Diese Frist ist keine automatische Zahlungsfrist. Im Anschreiben steht für eine Nachforderung oft ein deutlich früherer Zahlungstermin. Wenn Sie einen Fehler vermuten, prüfen Sie die Unterlagen deshalb bald und teilen Sie Ihre Fragen oder Einwendungen nachvollziehbar mit. Daraus folgt kein allgemeiner Zahlungsstopp.
Vorauszahlungen und Rechenweg abgleichen
Prüfen Sie als Nächstes, ob alle Vorauszahlungen berücksichtigt wurden. Die Abrechnung stellt Ihre anteiligen Heiz- und gegebenenfalls Warmwasserkosten den Zahlungen gegenüber, die Sie im Abrechnungszeitraum geleistet haben. Schon eine fehlende Monatszahlung kann den Unterschied deutlich verändern.
Vergleichen Sie dafür drei Unterlagen:
- den Mietvertrag oder eine spätere Mitteilung über geänderte Vorauszahlungen,
- Ihre Kontoauszüge oder Zahlungsübersichten,
- die Rechenzeile der Heizkosten- oder Betriebskostenabrechnung.
Achten Sie auf die Zahl der abgerechneten Monate und auf Änderungen während des Jahres. Wenn die monatliche Vorauszahlung angepasst wurde, muss die Abrechnung die unterschiedlichen Beträge für die jeweiligen Zeiträume berücksichtigen. Bei einem Einzug oder Auszug darf nicht automatisch die volle Jahreszahlung angesetzt werden, wenn Sie die Wohnung nur während eines Teils des Zeitraums bewohnt haben.
Die Grundrechnung sollte klar nachvollziehbar sein:
Ihr Kostenanteil für den Abrechnungszeitraum minus angerechnete Vorauszahlungen = Nachzahlung oder Guthaben
Eine hohe Nachzahlung beweist allein noch keinen Fehler. Gründe können gestiegene Energiepreise, ein höherer Verbrauch, eine zu niedrige Vorauszahlung oder eine geänderte Kostenverteilung sein. Auch ein Guthaben beweist nicht automatisch, dass jede Kostenposition stimmt.
Prüfen Sie auch, ob die Vorauszahlungen im Mietvertrag tatsächlich als Vorauszahlungen vereinbart wurden. Davon zu unterscheiden sind pauschale Regelungen. Welche Betriebskosten umgelegt werden dürfen und wie die Abrechnung erfolgen muss, hängt unter anderem von der vertraglichen Vereinbarung ab.
Kosten und Verteilung nachvollziehen
Prüfen Sie danach die Kostenblöcke. Die Abrechnung sollte zeigen, welche Gesamtkosten im Gebäude entstanden sind und wie daraus Ihr Anteil berechnet wurde. Achten Sie darauf, ob die Kostenarten verständlich bezeichnet und dem richtigen Abrechnungszeitraum zugeordnet sind.
Bei einer zentralen Heizungsanlage können unter anderem folgende laufende Kosten dazugehören:
- Brennstoffe und deren Lieferung
- Betriebsstrom
- Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
- regelmäßige Prüfungen auf Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit
- Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
- bestimmte Messungen
- Verbrauchserfassung, Eichung sowie Berechnung und Aufteilung
Reparaturen, Instandsetzungen und Erneuerungen sind von laufenden Heizbetriebskosten zu unterscheiden. Tauchen ungewöhnliche Positionen auf, vergleichen Sie sie mit dem Mietvertrag und markieren Sie die betreffende Zeile für eine spätere Nachfrage. Ob eine Kostenart umlagefähig ist, lässt sich ohne Vertrag und genaue Beschreibung nicht abschließend beurteilen.
Bei Heizöl, Flüssiggas oder Pellets können Anfangs- und Restbestände wichtig sein. Prüfen Sie, ob diese Bestände verständlich angegeben sind. Unplausible oder wiederholt mit null angesetzte Bestände sollten Sie klären. Bei mehreren Lieferungen mit unterschiedlichen Preisen kann auch die Reihenfolge der Bestandsberechnung wichtig sein.
Verteilerschlüssel und Verbrauchswerte prüfen
Die Heizkostenverordnung verlangt grundsätzlich eine verbrauchsabhängige Abrechnung. Bei den Kosten einer zentralen Heizungsanlage müssen mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch verteilt werden. Der übrige Anteil wird grundsätzlich nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum verteilt. Für zentrale Warmwasserkosten gilt ebenfalls eine verbrauchsabhängige Verteilung zwischen 50 und 70 Prozent.
Vergleichen Sie deshalb diese Angaben:
- den angegebenen Verbrauch mit Ihren Ablesewerten,
- die verwendeten Einheiten mit den Angaben des Messdienstes,
- den Verbrauchsanteil mit dem Flächenanteil,
- die Wohn- oder Nutzfläche mit dem Mietvertrag,
- den aktuellen Verteilerschlüssel mit dem des Vorjahrs,
- die Nutzergruppe und die berücksichtigten Wohnungen.
Eine vollständige Verteilung der Heizkosten allein nach Wohnfläche kann ein Prüfpunkt sein. Auch Kosten für leer stehende Wohnungen dürfen nicht ohne Weiteres auf die übrigen Mieterinnen und Mieter verteilt werden. Die konkrete Bewertung hängt jedoch von der Abrechnung und den Umständen des Gebäudes ab.
Der Verteilerschlüssel darf grundsätzlich nur zum Beginn einer neuen Abrechnungsperiode geändert werden. Eine Änderung sollte vorher erläutert worden sein. Prüfen Sie deshalb, ob sich der Schlüssel tatsächlich geändert hat oder ob lediglich die Darstellung anders aussieht.
Bei fernablesbaren Messgeräten können zusätzliche Verbrauchsinformationen hinzukommen. Seit Januar 2022 sind auf Wunsch monatliche Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen vorgesehen. Sie enthalten mindestens den Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden sowie Vergleiche mit dem Vormonat und dem entsprechenden Monat des Vorjahres. Die Jahresabrechnung soll außerdem den Brennstoffmix und einen Vergleich mit dem Vorjahresverbrauch enthalten. Diese Angaben helfen bei der Plausibilitätsprüfung, ersetzen aber nicht die Prüfung der eigentlichen Abrechnung.
Für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2023 müssen außerdem Angaben zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten enthalten sein. Für diese Aufteilung müssen insbesondere der auf die Mieterseite entfallende Anteil, die Einstufung des Gebäudes oder der Wohnung und die Berechnungsgrundlagen angegeben sein. Brennstoffrechnungen können bei Unklarheiten für den Abgleich relevant sein.
Belege gezielt anfordern
Die Einsicht in Belege ist besonders sinnvoll, wenn eine Kostenposition unklar, auffällig oder rechnerisch nicht nachvollziehbar ist. Nach § 556 Absatz 4 Bürgerliches Gesetzbuch muss die Vermieterin oder der Vermieter auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren, auf denen die Abrechnung beruht. Die Unterlagen dürfen auch elektronisch bereitgestellt werden. Eine Übersendung per E-Mail oder Post ist aber nicht immer geschuldet. Für Kopien können Kosten anfallen. Im preisgebundenen Wohnraum können besondere Regeln gelten.
Bitten Sie nicht pauschal um alle Unterlagen, sondern nennen Sie die fraglichen Kostenblöcke. Je nach Heizung und Abrechnung können zum Beispiel diese Unterlagen wichtig sein:
- Rechnungen und Liefernachweise für Brennstoffe
- Angaben zu Tank- oder Lagerbeständen
- Rechnungen für Fernwärme oder Wärmelieferung
- Betriebsstromabrechnungen
- Wartungs- und Prüfungsrechnungen
- die Abrechnung des Messdienstes
- Unterlagen zur Verbrauchserfassung
- die Berechnung des Warmwasseranteils
- die Aufteilung der Gesamtkosten auf Nutzergruppen
- Nachweise über Zwischenablesungen bei einem Nutzerwechsel
Formulieren Sie Ihr Anliegen sachlich. Sie können die Hausverwaltung oder den Vermieter zum Beispiel bitten, Ihnen die Belege zu den Brennstoffkosten, zum Warmwasseranteil oder zur Verbrauchserfassung zugänglich zu machen. Schreiben Sie dazu, ob Sie die Unterlagen elektronisch erhalten möchten oder einen Termin brauchen. Wenn die Unterlagen nicht übersandt werden, können Sie einen Termin zur Einsicht vereinbaren.
Eine Belegeinsicht soll Ihnen ermöglichen, die Angaben der Abrechnung mit den zugrunde liegenden Rechnungen und Berechnungen abzugleichen; sie führt dabei nicht automatisch zu einer bestimmten Korrektur. Notieren Sie bei der Einsicht die Belegnummern, Zeiträume, Beträge und die Zuordnung zu Ihrer Abrechnung. Bei schwer verständlichen Berechnungen oder einer hohen Differenz kann fachkundige Unterstützung helfen.
Untersuchungen von Verbraucherzentralen zeigen, dass eingereichte Heizkostenabrechnungen oft fehlerhaft oder klärungsbedürftig waren. In einem Marktcheck waren rund 57 Prozent von 329 geprüften Abrechnungen fehlerhaft oder klärungsbedürftig. Diese Zahlen sind jedoch keine repräsentative Fehlerquote für alle Heizkostenabrechnungen in Deutschland. Die Unterlagen stammten aus der Beratung. Der Begriff „klärungsbedürftig“ bedeutet jedoch nicht automatisch, dass eine Forderung rechtlich unwirksam ist. Die Zahlen sprechen daher für eine sorgfältige Prüfung, nicht für eine pauschale Bewertung jeder Abrechnung.
Wenn eine Zahlungsfrist bald endet, die Nachforderung hoch ist oder die Vermieterseite Ihre Fragen zurückweist, holen Sie frühzeitig Beratung ein. Lassen Sie dabei die Abrechnung, den Mietvertrag, Zahlungsnachweise, Übergabeprotokolle und den Schriftwechsel prüfen. Welche Reaktion angemessen ist, hängt vom konkreten Mietverhältnis und den geltenden Fristen ab.
Die Abrechnung Schritt für Schritt prüfen
Prüfen Sie eine Heizkostenabrechnung in dieser Reihenfolge: zuerst Zeitraum und Zugang, dann Vorauszahlungen, Kostenarten, Verteilerschlüssel und Verbrauchswerte. Bei offenen Fragen verlangen Sie gezielt Einsicht in die zugrunde liegenden Belege und halten Sie Unstimmigkeiten schriftlich fest.
Die zwölfmonatige Frist der Vermieterseite und Ihre zwölfmonatige Einwendungsfrist beginnen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Bei hohen Summen, knapper Zahlungsfrist oder Streit sollte eine qualifizierte Mieter-, Verbraucher- oder Rechtsberatung den Einzelfall prüfen.