Haushaltsbuch in Excel

Mit einem Haushaltsbuch sehen Sie, wie viel Geld hereinkommt und wofür Sie es ausgeben. Für den Anfang reichen zwei Tabellenblätter: eine Liste aller Buchungen und eine Monatsübersicht mit den Summen.

Erfassen Sie jeden Betrag mit Datum und Kategorie. Excel berechnet die Summen mit Formeln. So sehen Sie, wofür Sie regelmäßig Geld ausgeben und wie viel nach den erfassten Einnahmen und Ausgaben übrig bleibt.

Zwei Tabellenblätter einrichten

Legen Sie in einer neuen Excel-Datei die Blätter Buchungen und Übersicht an. Tragen Sie in „Buchungen“ jede Geldbewegung in dieselbe Liste ein. Ein eigenes Tabellenblatt pro Monat brauchen Sie nicht. Die Monatsübersicht wählt anhand des Datums die Buchungen für den jeweiligen Monat aus.

Nutzen Sie auf dem Blatt „Buchungen“ diese Spalten:

Geben Sie Einnahmen und Ausgaben als positive Beträge ein. Excel nutzt die Angabe in Spalte Art, um den Betrag als Einnahme oder Ausgabe zu summieren. Formatieren Sie die Datumsspalte als Datum und die Betragsspalte als Euro. Sortieren Sie die Liste nach Datum, damit Sie Buchungen leichter wiederfinden.

Tragen Sie eine Kartenzahlung beim Einkauf als Ausgabe ein. Erfassen Sie die spätere Abbuchung vom Konto nicht noch einmal, sonst zählt Excel denselben Einkauf doppelt. Wenn Sie Geld zwischen eigenen Konten verschieben, legen Sie fest, ob Sie solche Überträge in Ihrer Übersicht als Sparen erfassen. Bleiben Sie bei dieser Entscheidung, damit die Monatssummen vergleichbar bleiben.

Kategorien passend wählen

Beginnen Sie mit wenigen Gruppen, die Ihre Ausgaben verständlich abbilden. Viele Untergruppen kosten beim Eintragen Zeit und machen die Auswertung unübersichtlich. Beginnen Sie zum Beispiel mit diesen Gruppen:

• Einnahmen: Gehalt oder Lohn, weitere regelmäßige Einnahmen, Zuschüsse, sonstige Einnahmen
• Ausgaben: Wohnen, Energie und Kommunikation, Lebensmittel und Drogerie, Mobilität, Versicherungen und Beiträge, Gesundheit, Kleidung und Haushalt, Freizeit und Essen außer Haus, Abos und Mitgliedschaften, unregelmäßige Ausgaben
• Sparen: Rücklagen oder Überweisungen auf ein Sparkonto, wenn Sie diese in Ihrer Haushaltsübersicht als ausgegebenes Geld zählen möchten

Passen Sie die Gruppen an Ihren Haushalt an. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig viel für das Auto ausgeben, teilen Sie Mobilität in passende Untergruppen auf. Ändern Sie die Einteilung möglichst selten, damit Sie Ausgaben über mehrere Monate vergleichen können.

Damit Sie Art und Kategorie einheitlich eintragen, richten Sie dafür Auswahllisten ein. Schreiben Sie die erlaubten Einträge auf ein weiteres Blatt, etwa „Kategorien“, und wählen Sie in Excel unter Daten die Funktion Datenüberprüfung. Mit einer Auswahlliste vermeiden Sie verschiedene Bezeichnungen für dieselbe Kategorie, etwa „Lebensmittel“, „Essen“ und „Supermarkt“.

Monatsübersicht berechnen

Auf dem Blatt „Übersicht“ legen Sie in B2 den ersten Tag des gewünschten Monats fest und in C2 den ersten Tag des Folgemonats. Für Januar wären das der 1. Januar und der 1. Februar. Excel muss beide Werte als echte Datumsangaben erkennen.

Verwenden Sie beispielsweise diese Felder:

Für die Formeln gelten diese Spalten auf dem Blatt „Buchungen“: A für Datum, B für Art, C für Kategorie und E für Betrag. Die Formeln verweisen auf diese Spalten im Blatt „Buchungen“. Da sie ganze Spalten berücksichtigen, zählen neue Buchungen automatisch mit.

Einnahmen im Monat:

=SUMMEWENNS(Buchungen!$E:$E;Buchungen!$B:$B;"Einnahme";Buchungen!$A:$A;">="&$B$2;Buchungen!$A:$A;"<"&$C$2)

Ausgaben im Monat:

=SUMMEWENNS(Buchungen!$E:$E;Buchungen!$B:$B;"Ausgabe";Buchungen!$A:$A;">="&$B$2;Buchungen!$A:$A;"<"&$C$2)

Die Formel addiert nur Beträge, deren Art passt und deren Datum im ausgewählten Monat liegt. Die Bedingung „kleiner als der erste Tag des Folgemonats“ schließt auch den letzten Tag des ausgewählten Monats ein. Berechnen Sie in B6 den Restbetrag mit:

=B4-B5

Der Restbetrag ist die Differenz zwischen den erfassten Einnahmen und Ausgaben des Monats. Er entspricht nicht automatisch dem Kontostand. Dieser kann auch Buchungen aus anderen Zeiträumen oder nicht erfasste Geldbewegungen enthalten.

Ausgaben nach Kategorie prüfen

Tragen Sie auf dem Blatt „Übersicht“ ab G2 die Kategorien ein, deren Ausgaben Sie auswerten möchten. Schreiben Sie neben jede Kategorie die passende Formel. Für die Kategorie in G2 lautet sie:

=SUMMEWENNS(Buchungen!$E:$E;Buchungen!$B:$B;"Ausgabe";Buchungen!$C:$C;G2;Buchungen!$A:$A;">="&$B$2;Buchungen!$A:$A;"<"&$C$2)

Kopieren Sie die Formel für weitere Kategorien nach unten. Excel berechnet dann zum Beispiel die Ausgaben für Lebensmittel und Wohnen getrennt für den ausgewählten Monat. Kontrollieren Sie die Ergebnisse nach dem Einrichten mit einigen bekannten Buchungen. Achten Sie besonders darauf, dass die Datumswerte als Datum gespeichert sind und die Kategorien genau mit den Einträgen in der Buchungsliste übereinstimmen.

Unregelmäßige Kosten einplanen

Jährliche Versicherungsbeiträge oder andere seltene Rechnungen fallen nicht jeden Monat an. Teilen Sie einen bekannten Jahresbetrag durch zwölf, um den monatlichen Anteil für die Planung zu sehen. Die tatsächliche Zahlung erfassen Sie im Monat, in dem sie abgebucht wird.

Trennen Sie dabei geplante Rücklagen von tatsächlich gezahlten Ausgaben. Wenn Sie sowohl jeden Monat den rechnerischen Anteil als Ausgabe eintragen als auch später die ganze Rechnung, zählt Excel die Kosten doppelt. Führen Sie den Monatsanteil nur in einer zusätzlichen Planungsspalte oder als Notiz. Buchen Sie die tatsächliche Zahlung einmal, wenn sie anfällt.

Buchungen regelmäßig pflegen

Erfassen Sie kleine Beträge ebenso wie größere Rechnungen. Notieren Sie Ausgaben direkt nach dem Einkauf oder heben Sie Belege auf und übertragen Sie die Einträge einmal pro Woche in die Datei. Eine kurze Notiz wie „Supermarkt“ oder „Stromrechnung“ hilft, wenn Sie eine Buchung später prüfen möchten.

Sehen Sie sich die Monatsübersicht einmal im Monat an. Prüfen Sie, ob alle Einnahmen und Ausgaben erfasst sind, und vergleichen Sie auffällige Kategorien mit den Vormonaten. Wenn sich ein fester Betrag wie Miete oder ein regelmäßiges Einkommen ändert, aktualisieren Sie die Buchungen entsprechend. Mit dem Haushaltsbuch behalten Sie Einnahmen und Ausgaben im Blick. Ob am Ende mehr Geld übrig bleibt, hängt davon ab, welche Änderungen Sie aufgrund der Übersicht vornehmen.